Open Space-.metoden är en enkel mötesmetod som involverar 7-1000 personer, som skapar resultat, uppnår maximal delaktighet och förankring under mötet och efterföljande implementering, frigör obegränsad kreativitet och inspirerar ditt arbetslag att finna de bästa lösningarna på sina utmaningar.

Open Space-metoden heter en mötesmetod som inte har någon förbestämd agenda. Metoden utvecklades under senare delen av 80-talet av Harrison Owen, Maryland, USA. Denna mötesmetod används nu runtom i världen som en effektiv process för att handleda förändring i olika miljöer både inom organisationer och offentlig sektor.

Vårt team menar att det är enkelt att handleda Open Space-möten. Men också ett enstaka Open Space-möte kräver mer än handledning av ett väl genomfört möte, för att organisationen ska uppnå långsiktiga fördelar. Det krävs noggrannhet med rätt tema eller fokusfråga, med preciserade givna förutsättningar eller icke förhandlingsbara ramar som tydligt synliggör vilket utrymme som är öppet och vilket som inte är det, samt noggrannhet för att säkra att ledarskapet i organisationen får vägledning i hur de bäst drar nytta av mötets resultat.

Även om själva samtalen inte har några begränsningar, så arbetar vi med tydligt definierade ramar för vad deltagarna kan förvänta sig som resultat av att de deltagit i ett Open Space-möte.

Open Space-möten är enkla att organisera, kräver kort förberedelsetid, är effektiva för alla gruppstorlekar från sju till tusen personer, är effektiva för etablerade grupper som företag, organisationer inom privat och offentlig sektor, statliga och icke-statliga organisationer, koalitioner, team och gemenskaper. Mötena möjliggör uppbyggandet av energi och delaktighet på ett sätt som få andra processer åstadkommer.  Open Space-möten skapar förutsättningar för interaktiva processer som tillåter att ledarskap uppstår på ett naturligt sätt. 

Open Space-metoden används bäst när det finns en viktig fråga som måste behandlas, en mångfald av människor är inblandade, när det finns komplexitet och när besluten måste fattas snabbt.

Open Space-metoden opererar med utgångspunkt från Fyra principer och En lag. 

De fyra principerna är:

1. Vilka som än kommer är rätt personer. Detta förstärker att visdomen att uppnå lösningar finns i rummet och att gruppen inte behöver oroa sig för de som inte är närvarande eller känna panik för de som är det.
2. Vad som än händer är det enda som kunde hända. Detta behåller uppmärksamheten på att åstadkomma bästa möjliga resultat i nuet och inte oroa sig för “vad vi borde ha gjort”.
3. När det än börjar är det rätt tid. Detta påminner deltagarna om att kreativitet inte kan kontrolleras.
4. När det är slut så är det slut. Detta uppmuntrar deltagarna att fortsätta sina samtal så länge det finns energi för det. Några samtal kommer att sluta fortare än den förväntade tiden. Andra kan ta längre tid än den som är angiven.

Den  enda lagen eller regeln kallas Lagen om rörlighet

Också känd som Lagen om de två fötterna, vilket indikerar att deltagarna kan komma eller gå från ett gruppsamtal så som de själva väljer. Om det samtal du befinner dig i, inte tillgodoser dina behov för eget bidragande eller lärande, gå till ett annat.

Hur fungerar det?

Ett Open Space-möte tillkännages. Det varar för det mesta mellan en och tre dagar, även om det kan vara kortare.

Möteslokalen är ett stort konferensrum med många grupprum eller platser för arbetsgrupper. När deltagarna anländer till Open Space-mötet, kommer de inledningsvis till konferensrummet och finner en lokal som är tom så när som på en stor cirkel av stolar. Cirkeln är en inbjudan till kommunikation utan barriärer.

Mötet börjar med ett kort välkomnande från uppdragsgivaren där temat och de givna förutsättningarna lyfts fram och sedan förklarar handledaren hur Open Space-mötet kommer att fungera. Det bredare syftet med mötet presenteras på nytt, liksom de givna förutsättningarna eller begränsningarna. Ett exempel på ett bredare tema kan vara “Utmaningar och möjligheter för organisationens framtid”. Ibland är det breda temat ganska fokuserat som i “Utmaningar och möjligheter för att ändra linan”. I mitten av cirkeln finns en uppsättning papper, maskeringstejp och tuschpennor. Deltagarna inbjuds därefter att skapa agendan för mötet. Det fungerar så här:

1. Alla som har någon idé som överhuvudtaget relaterar till det bredare temat inbjuds att ta ett papper och skriva det ämne man är intresserad av eller engagerad för. Deltagarna tillfrågas om idéer som de känner engagemang för och som de är beredda att ta ansvar för genom att leda ett samtal om sitt ämne (de behöver inte ha tidigare erfarenhet av att leda samtalsgrupper utan ska helt enkelt starta samtalet och försäkra sig om att alla som kommer till deras samtalsgrupp har en chans att få tala) samt säkerställa att en rapport blir skriven (de får rapportformulär). Pappersarken med alla ämnen, tillsammans med namnet på den som satte upp ämnet och en lapp med tid och plats för samtal om ämnet, sätts upp på en tom vägg. Deltagarna kan sätta upp ämnen som de har mycket information om inklusive kopior som de tagit med till mötet för att dela ut eller också vet de inget om ämnet utan har bara en fråga.


2. Nästa steg innehåller en “marknadsplats”. Alla deltagarna går till väggen med marknadsplatsen för att se på de ämnen som skrivits på pappersarken. När de finner det ämne som intresserar dem mest, antecknar de sig för ämnet genom att skriva sitt namn på ett pappersark under ämnet.


3. I nästa steg går deltagarna till samtalsgrupperna för att delta i samtal om de ämnen de själva har valt. Så långt det är möjligt utgörs varje grupp av en cirkel av stolar och inga andra möbler, men det kan finnas blädderblock, post-it-lappar, tuschpennor mm. Den person som satte upp ämnet har ansvar för att leda samtalet på det sätt som han/hon väljer. Handledaren blandar sig överhuvudtaget inte i. Det enda kravet är att samtalsledaren vid slutet av samtalet tar med sig ett sammandrag av samtalsidéerna och vem som åtagit sig att göra vad, tillbaka till en central plats. Detta sammandrag görs i standardformat, vanligen nedtecknat på en blankett som samtalsledaren får vid samtalets början. Det är viktigt att anteckna samtalets höjdpunkter på ett sätt som kan förstås av människor som inte deltog i samtalet.


4. En datorstation finns tillgänglig och samtalsledarna eller någon representant från gruppen skriver in rapporten i en dator. Så snart rapporten är inskriven, skriver handledaren ut en kopia till nyhetsväggen och sätter upp den så att alla deltagare på mötet kan läsa vad som hänt i varje samtalsgrupp. Likaså görs en kopia för kompendiet, ett samlat dokument bestående av alla rapporterna och kontaktinformation om deltagarna, så att de kan nå varandra för framtida nätverksbygge. Detta kompendium blir tillgängligt för alla mötesdeltagare. I ett flerdagarsmöte delas kompendiet ut till deltagarna innan man genomför konvergering av olika ämnen. Detta ger ytterligare information från kollektivet om handling i nästa steg. Om mötet är en dag eller kortare, får deltagarna kompendiet inom en vecka, antingen genom att hämta det på en bestämd plats eller hemsänt. Ofta finns kompendiet tillgängligt elektroniskt på en hemsida eller via e-post.


5. I möten med syfte att föra ämnen vidare till handling, leder handledaren en uppsamlingsdel för konvergering, prioritering och handlingsplanering, inklusive att försöka få information om nästa steg och uppföljning. Detta är en funktion som finns i Open Space-möten som är längre än en dag. Open Space-metoden har ett exeptionellt karaktärsdrag – genereringen av energi och engagemang. Den har också en exeptionell fiende – kontroll. Den fungerar inte där den energi och det engagemang som genereras inte tillåts att bära frukt. Detta innebär inte att Open Space-metoden är en inbjudan till anarki. Långt därifrån. Förutsatt att ramarna – ekonomiska, politiska, lagliga – blir uppmärksammade och uttalade mycket klart i inledningen och att utrymmet där egna initiativ och frihet att vara kreativ (definiering av utrymmet) också görs tydliga, så har Open Space-metoden visat sig vara ett kraftfullt verktyg för att fånga engagemang och ansvar. Genom att genomföra många Open Space-möten med hela organisationen, inom en kort tidsperiod, kan organisationskulturen börja förändras från något som kan ha varit energifattigt till en mera levande organisk nätverksbyggande gemenskap som effektivt producerar resultat.

För att slutföra förändringen i organisationskulturen och bli en medveten Open Space-organisation (GCO) krävs tid och uppmärksamhet. Inspiration och stöd för att bibehålla det nya paradigmet, utvecklat genom arbete med Open Space-metoden, kan man hitta i många artiklar och berättelser om GCOn.

Att arrangera ett Open Space-möte där du finns

Utbildningar i Open Space-metoden