Vad behövs  för att arrangera ett Open Space-m öte i din organisation?

1. Skriv kontrakt med en kompetent handledare som inte bara är van att leda Open Space-möten utan också att arbeta med Open Space-metoden långsiktigt så att din organisation får fler fördelar än som kommer av ett enda möte. Kontraktet kommer att innehålla arvode för ett planeringsmöte, Open Space-mötet och ett uppföljningsmöte. Kontraktet bör vara skrivet så att beslutet att hålla ett Open Space-möte, temat för mötet, mötets längd och de givna förutsättningarna eller ramarna för mötet beslutas på planeringsmötet. 


2. Planeringsmöte på 4-6 timmar för att besluta om man ska gå vidare och genomföra ett Open Space-möte, hur långt mötet behöver vara för att nå målen och tydliggöra rätt tema med riktiga ramar. Idealet är att avdelningscheferna deltar i detta möte. Ett alternativ är att involvera representanter från alla nivåer i organisationen. Om det senare alternativet väljs, kommer konsulten att behöva ett möte på cirka en timme med den chef som är ansvarig för organisationen. Organisationen är ansvarig för att inbjuda deltagare till mötet och ordna möteslokal. Om det är nödvändigt så går det att genomföra planeringsmötet via telefonkonferens.


3. Möte om logistiken och för att skriva en inbjudan. Vanligen arbetar organisationens personal tillsammans med konsulten för att gå igenom all det praktiska som det är nödvändigt att ordna med. Detta möte kan genomföras direkt efter planeringsmötet eller på en annan dag efteråt. Mötet kan göras som telefonkonferens eller så kan detaljerna redas ut via e-post istället för på ett möte. Organisationen är ansvarig för att tillhandahålla personal som arbetar med konsulten, ordnar med möteslokal, skickar inbjudan och hanterar saker som anmälan, mat, transporter etc på samma sätt som för alla andra möten.


4. Själva Open Space-mötet varar från 4 timmar till flera dagar beroende på vad du vill åstadkomma. Detta arbetas fram under planeringsmötet inklusive möjligheten att välja om man vill ha prioritering och handlingsplanering som ett sista inslag i mötet. Möten för strategisk planering och produktutveckling som behöver förädlas genom handlingsplanering, varar vanligen 1½ - 2½ dagar.


5. Uppföljningsmöte om 3-4 timmar med avdelningscheferna/planeringsgruppen efter Open Space-mötet. Detta sker vanligen dagen efter Open Space-mötet.


6. 6. Avstämningsmöte 4-6 månader efter Open Space-mötet. Deltagare från Open Space-mötet avrapporterar sina framgångar som ett resultat av deltagandet i Open Space-mötet, för varandra. Att stå till svars inför varandra är mycket viktigt för att uppnå största möjliga långsiktiga fördelar.

Kontakta oss för mer information eller för att boka ett Open Space-möte för din organisation.